¿Cómo calcular los gastos de kilometraje?

Considerados como una obligación legal, los gastos de viaje son responsabilidad de la empresa y deben ser reembolsados en su totalidad. Para ello, el cálculo de los gastos de viaje profesional por parte de la empresa sigue ciertas reglas y requiere el uso de herramientas legales que faciliten el reembolso. A continuación, descubra cómo calcular los gastos de kilometraje para los viajes de negocios de los empleados de una empresa.

¿Qué son los gastos de viaje?

Los gastos de viaje son todos los gastos en los que incurre un empleado durante un viaje de negocios. Estos gastos representan dietas de viaje que deben ser reembolsadas por la empresa según determinadas condiciones. De hecho, el empleado debe justificar todos y cada uno de los pagos realizados durante dicho desplazamiento con documentos justificativos (facturas, tickets, etc.) y debe demostrar que su viaje fue por motivos de trabajo.

En general, en el conjunto de pagos considerados como gastos de viaje, se encuentran los costes de transporte, alojamiento y comida.

En el caso de los gastos de kilometraje, para poder beneficiarse del reembolso, el empleado no debe utilizar el vehículo de la empresa para sus desplazamientos, sino el suyo propio o, en su defecto, uno de alquiler. Cuando el empleado cumple estas condiciones, la empresa puede reembolsar estos gastos, ya sea exacto o aproximado.

¿Cómo se calculan los gastos de viaje para su reembolso?

Los empleados tienen dos opciones para desplazarse en caso de viaje de negocios: utilizar su vehículo personal o recurrir al transporte público (tren, avión, coche de alquiler, etc.). Cada categoría tiene su propio sistema de cálculo que cumple las normas legales establecidas por el estado.

Cálculo de gastos de viaje con vehículo personal

Esta categoría se refiere a las indemnizaciones por kilometraje, importes a los que tiene derecho el empleado cuando utiliza su propio vehículo por motivos de trabajo. Se consideran gastos por kilometraje todos los referentes a combustible, seguro, mantenimiento, limpieza y financiación.

Para determinar la cuantía de la indemnización, hay que tener en cuenta todos los aspectos del vehículo, desde la calificación fiscal hasta el número de kilómetros recorridos por el empleado.

Cálculo de gastos de viaje en transporte público

Para reembolsar estas indemnizaciones, la empresa puede realizar una deducción de su base imponible. Estos gastos son reembolsables tras la presentación por parte del empleado de una nota de gastos seguida de los justificantes originales, tales como recibos, facturas, etc.

En el caso del alquiler de coches, el empleado debe esperar a que la empresa le dé el visto bueno antes de realizar cualquier transacción. De este modo, también podría recibir el reembolso de los gastos de aparcamiento y peaje tras presentar un justificante con la suma total de los gastos, aunque todo depende de la política que la empresa haya establecido para este tipo de desplazamientos.

Precio del kilometraje en España

El precio del kilometraje no está regulado en España, así que depende básicamente de la política de gastos de la empresa. Sin embargo, sí se regula la cotización y retención de este tipo de pagos.

En 2020, el tope que las empresas españolas pagaron por kilómetro a sus empleados durante un viaje de negocios fue de 0,95 €, mientras que el mínimo fue de tan solo 2 céntimos por kilómetro recorrido.

Con estas cifras, se observa que el precio del kilometraje puede variar drásticamente según la empresa en la que trabaja el empleado. Por ello, es recomendable que la empresa establezca una política de pagos clara y concisa para que los empleados puedan adaptarse a las condiciones de la empresa en sus desplazamientos profesionales.