Según un informe publicado por el Departamento de Investigación de Statista, en los últimos cuatro años, el uso de SharePoint basado en la nube ha aumentado 19 puntos porcentuales, pasando del 67% en 2018 al 86% en 2021. Unas cifras que no paran de crecer, teniendo en cuenta la gran pluralidad de ventajas que ofrece la aplicación en este y en otros muchos aspectos. Y es que SharePoint, es una herramienta esencial de Microsoft 365 que optimiza los flujos de trabajo y la comunicación interna en las empresas. Realmente, se trata de una plataforma web de colaboración empresarial que se puede adaptar perfectamente a aplicaciones móviles, con APPs disponibles para Android, Iphone y Windows, con todas las posibilidades que ello conlleva para una empresa.
Concebida originalmente en 2003 para la gestión de documentos, ha evolucionado con el tiempo para acabar convirtiéndose en una plataforma de gestión de contenido, constituyéndose hoy por hoy, como uno de los mejores recursos para crear sitios privados.
Su misión no es otra que servir de apoyo a las diferentes organizaciones y empresas a la hora de crear sitios web y extranets facilitando la gestión y mantenimiento de espacios para un público heterogéneo. Para que vayas tomando nota de todo lo que puede conseguir para tu negocio, a continuación te mostramos las funciones que hacen de Microsoft Sharepoint un activo imprescindible para cualquier empresa.
Administración de archivos y documentos
Tabla de contenidos
Microsoft SharePoint se utiliza principalmente para crear intranets, donde se comparte información interna con los empleados, y extranets, para compartir información con clientes y proveedores. Igualmente destaca como gestor documental, superando la gestión tradicional de carpetas y subcarpetas, permitiendo una organización más eficiente de los documentos.
- Colecciones de documentos: espacios seguros para almacenar y compartir archivos con permisos personalizados que incluyen desde control total hasta acceso restringido o solo lectura. Cabe señalar, que los permisos pueden asignarse a grupos, facilitando la colaboración en tiempo real sin perder control sobre los documentos.
- Historial de cambios: facilita el guardar automáticamente versiones de los documentos sin necesidad de «Guardar como», permitiendo recuperar versiones anteriores con detalles de fecha y autor. También ofrece la alternativa de mostrar solo las versiones más recientes para optimizar el trabajo.
- Metadatos: posibilita la organización y búsqueda mediante etiquetas o columnas personalizadas, como fechas, autores o responsables, superando la funcionalidad de las carpetas tradicionales.
Producción de contenidos con un fuerte impacto en la comunicación
SharePoint destaca por su capacidad para elaborar contenidos y mejorar la comunicación interna en las empresas.
- Intranets y extranets corporativas: hace posible la creación de portales para empleados, socios y proveedores, con áreas temáticas, páginas de marca y subsitios adaptados a departamentos o sedes específicas.
- Flexibilidad y accesibilidad: propicia la creación de blogs corporativos, organizar la navegación del sitio y personalizar contenido para mejorar la experiencia del usuario.
- Contenidos multimedia: ofrece vídeos, podcasts y tutoriales para aumentar el compromiso de los usuarios, complementados con foros y discusiones en Teams o Yammer.
- Eventos y seminarios: integra Microsoft Stream para transmisiones en directo y Forms capaces de regular la participación y comprobar el éxito de los eventos.
Máxima interacción desde cualquier dispositivo móvil
Debes saber que todas las páginas de SharePoint son responsivas, ajustándose perfectamente a cualquier dispositivo móvil. Con la aplicación SharePoint Online, los usuarios pueden interactuar, descargar y editar archivos desde smartphones o tabletas, además de recibir alertas sobre listas, archivos o carpetas, así como recibir un correo electrónico inmediato o un resumen diario/semanal de los archivos que otro usuario haya modificado. También se integra con herramientas de Microsoft 365 como Teams y OneDrive, permitiendo una gestión fluida de archivos en diferentes plataformas.
Búsqueda de contenido completo
SharePoint ofrece una búsqueda avanzada que indexa cualquier archivo con texto, como PDFs, y permite encontrar contenido importante en títulos, cuerpos de texto o metadatos. Asimismo, la búsqueda se extiende a otras herramientas de Microsoft 365, como OneDrive, para ofrecer resultados más completos y rápidos, facilitando la localización de archivos en todo el entorno digital de trabajo.
Un sistema jerárquico de permisos que garantiza la seguridad
Estos permisos se pueden asignar a usuarios individuales o grupos, que pueden ser creados en SharePoint o Microsoft 365. Cada sitio incluye grupos de seguridad predeterminados con permisos específicos, como «Propietarios», «Miembros» y «Visitantes». Por otra parte, las empresas pueden personalizar los grupos de seguridad para adaptar la gestión de la información, creando y asignando permisos específicos según las necesidades del equipo o proyecto.
Conexiones con otros sistemas
La coordinación del programa con otras herramientas de Microsoft 365, como OneDrive, Teams y Power Platform, da la oportunidad de crear un entorno de trabajo digital altamente funcional. SharePoint se complementa con aplicaciones como Power Apps (para crear aplicaciones personalizadas), Power Automate (para automatizar flujos de trabajo) y Power BI (para informes y cuadros de mando), todo sin necesidad de ser experto en programación.
Del mismo modo, la vinculación con Yammer facilita la interacción social dentro de los sitios de SharePoint, para que los usuarios participen en conversaciones y debates dentro de la intranet. Una sinergia entre aplicaciones que sin duda alguna, sirve y mucho, a la hora de potenciar la gestión de procesos empresariales y fomentar la colaboración.
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