El valor añadido de la tecnología para la gestión de gastos en empresas

Sanear las finanzas es clave para el éxito de las organizaciones. Un registro contable, acompañado de una gestión de gastos minuciosa, es prácticamente obligatorio. Las empresas que no lo hacen, según estudios, pierden entre 5% – 10% de sus ingresos anuales.

La tecnología ha proporcionado las herramientas necesarias para aplicar una gestión de gastos adecuada. Las grandes compañías aplican normas, procedimientos y administración de gastos inteligente a través de programas, sistemas, aplicaciones y softwares digitales.

Estas herramientas tecnológicas facilitan el registro, análisis, seguimiento y organización de las finanzas de la empresa.

¿Te preguntas por qué son tan importantes?

En esta publicación explicamos cuál es el valor añadido de la tecnología para la gestión de gastos en empresas. ¿De qué manera ha impactado la innovación digital en pequeñas, medianas y grandes organizaciones? Te lo contamos a continuación.

Tecnología para la gestión de gastos en empresas

La tecnología para la gestión de gastos es el uso de herramientas, programas y aplicaciones para registrar, controlar y analizar los gastos en las empresas. El objetivo de estos instrumentos tecnológicos es automatizar y presentar las finanzas corporativas para su lectura, clasificación y corrección.

El valor añadido de la tecnologia para la gestion de gastos en empresas

Permiten conocer el importe, la naturaleza –si son viáticos, proveedores, compra de materia prima, sueldos y salarios de empleados, los servicios básicos, etc. –, su estado –si se encuentran canceladas, por pagar o en tránsito– y de qué manera impactan en las finanzas globales.

Todo esto unificado en un solo programa o applicacion des gestion de gastos, para que los empleados actualicen las operaciones de la empresa.

Habitualmente, las herramientas de gestión de gastos vienen acompañadas o sincronizadas a los ERP, que son los software empresariales de gastos que gestionan los movimientos de las empresas. Esto permite unificar todos los gastos de manera detallada, como las nóminas y clientes.

Los beneficios se traducen en ahorro de tiempo, eficacia en el registro de las transacciones, mayor competitividad, desarrollo de estrategias financieras, automatización de procesos, aplicación de estrategias competitivas e innovación.

El valor añadido de la tecnología para la gestión de gastos en empresas

Registro contable

La tecnología permite digitalizar los gastos que se realizan en la empresa. Las herramientas sustituyen los medios convencionales de registro, como los libros contables. Estos programas tecnológicos habilitan a los empleados para actualizar los movimientos de carga pasiva, como las facturas a proveedores, compras en tiendas, viáticos, sueldos y salarios a empleados, etc.

Los registros manuales representan un peligro para las finanzas de las organizaciones, ya que podrían cometerse errores, consumir tiempo valioso, cometer fraude financiero o no hacer una correcta administración de recursos.

Automatizar y digitalizar

Automatización significa aplicar tecnología e integrar sistemas para sustituir procesos manuales. Es decir, en vez de registrar los movimientos y las transacciones manualmente en libros u hojas, se hacen a través de las aplicaciones y sistemas de gestión de gastos.

Se eliminan procesos tediosos, y aunque todavía el humano es importante, no se compara con la cantidad de operaciones y movimientos que realizan los sistemas.

En cuanto a la digitalización, consiste en el almacenamiento de gastos y datos en herramientas tecnológicas. Por ejemplo, mantener la información contable y financiera en softwares, a los cuales los empleados y dueños pueden acceder cuando lo deseen. También representa trasladar las facturas, documentos y formularios al ordenador, de modo que se visualicen mejor y queden al acceso inmediato.

Conocer la situación real de la empresa

En el método convencional para gestionar los gastos de la empresa consiste en mantener orden preciso de los mismos en hojas de cálculo físicos. Esto implica que los empleados deben trasladarse a diferentes departamentos a buscar y compilar las facturas y comprobantes, registrar en numerosos libros y, cuando se necesite conocer un gasto o un saldo, explorar en la montaña de papeles.

¿El resultado? No se sabe con precisión el estado de los gastos. Esto trae graves consecuencias en las empresas, ya que no se determina la situación actual, o al menos toma mucho tiempo.

En cambio, con la aplicación de la tecnología a los gastos, toda la información financiera se centraliza, y se puede acceder al formato digital cuando se desee, con los movimientos y saldos presentados en la pantalla, lo que agiliza el análisis y comprensión de los mismos. Esto ayuda a tomar decisiones gerenciales y financieras más realistas.

aplicaion de gestion financiera

Ahorro de tiempo y dinero

Finalmente, y uno de los valores añadidos de la tecnología para la gestión de gastos en empresas más evidente, es el ahorro de tiempo. Sin la tecnología los procedimientos toman periodos de tiempo más largos, los cuales se podrían emplear en otras tareas. Son más sencillas, incluso con las complicadas. En el ámbito monetario también representa una ventaja, ya que prescindimos del papel y hojas de cálculo, los cuales, curiosamente, son un importante gasto.