La importancia del secretariado en la dirección de la empresa

¿Pensando en formarte profesionalmente? Hoy veremos la importancia del secretariado en la dirección de la empresa. Para muchos, poco más que un asistente, cuando en realidad se encarga de una variedad impresionante e importante de tareas para el correcto desenvolvimiento de la empresa. Si, actualmente, deseas formarte en una carrera, te recomendamos probar un excelente Curso Online de secretariado de dirección. Donde aprenderás a supervisar, gestionar y organizar las actividades relacionadas a la dirección empresarial.

¿Qué es secretariado de dirección?

El secretariado de dirección es una figura que cuenta con competencias profesionales para solventar las tareas administrativas de una entidad u organización. Entre las actividades principales tenemos: organización de los trabajadores de la empresa, planificación de los eventos y comunicación con proveedores, y otros trabajadores, cuando se trata de actividades que influyen directamente en la dirección.

secretariado de dirección

El secretariado de dirección es un profesional con un don para tratar con trabajadores, clientes y empresarios desde el punto de vista administrativo. Representando a la organización cuando sea necesario. Ocupa puestos de atención, y gestión, al cliente. De forma que puedan solventar problemas e inconvenientes en tiempo récord. También es un puesto que trata con la información, y la transfiere entre los departamentos para crear un puente comunicativo.

Y no estamos hablando de comunicaciones orales, también escritas, como los correos electrónicos. Aquí también influye el lenguaje, ya que normalmente, el secretariado de dirección debe ser capaz de responder en múltiples lenguajes de ser necesario. En especial si es una empresa con relaciones, o vínculos, internacionales. Finalmente, el secretario es la figura encargada de archivar documentos, como textos, informes y contratos, para la correcta organización empresarial.

¿Cuáles son las funciones del secretariado de dirección?

Siendo sinceros, el secretariado de dirección es un puesto de trabajo que, normalmente, cubre una variedad de funciones en la empresa. Las hemos nombrado superficialmente en el apartado anterior, pero para entender la importancia en la dirección, es una buena idea mencionar, y detallar, cada una de ellas.

Agendar

La mayoría de los gerentes, o presidentes de la empresa, tienen un montón de eventos, reuniones y citas con proveedores. Lo que suele ser problemático al momento de asistir a un encuentro u otro. Para evitar inconvenientes, el secretariado de presidencia agenda las actividades importantes y, de ser necesario, contacta con terceros para coordinar y concretar reuniones, viajes o encuentros.

Gestión de correo electrónico

Una empresa, sea grande o pequeña, recibe muchísimos correos electrónicos relevantes, o poco relevantes. Si se dejan acumular en la bandeja entrada, posiblemente ignoremos información relacionada al éxito de la empresa. Previniendo tal suceso, el secretariado de dirección es la persona que suele gestionar el correo electrónico oficial de la empresa en función de organizar y coordinar los contactos –en caso de reuniones, citas o solicitud proveedores y clientes–, remitir mensajes a otros departamentos si el correo en cuestión se relaciona directamente con un área de la empresa, e incluso, responder a los trabajadores que se contactan por medio del correo electrónico oficial de la organización.

Llamadas

Así como debe atender los correos electrónicos, también debe responder las llamadas dirigidas al gerente o presidente de la empresa. Sea para recados, solventar dudas o personas que desean comunicarse con la cabeza de la organización. El secretariado juega un papel de filtro: recibe las llamadas, atendiendo la solicitud de la otra línea, indaga en el motivo del contacto y posteriormente las traslada al jefe para que atienda. De hecho, siempre que realmente pueda solventar el motivo de la llamada, lo hará. De ese modo no interrumpe al jefe. 

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Dirección y sustituto

Esta función, de hecho, es una de las más relacionadas con la importancia del secretariado en la dirección de la empresa. Y es que, cuando una entidad normalmente organiza eventos, reuniones y actividades corporativas, exige al presidente. Es ahí cuando entra el secretariado de la dirección, una figura capacitada para sustituir al jefe de la empresa, liderando los eventos o las actividades. La premisa es sencilla: atenderá al público, acatará las relaciones públicas para tratar con los invitados –sean clientes, proveedores o mismos empleados–, coordinará con los asistentes y dará órdenes al resto de los trabajadores.

Importancia del secretariado en la dirección de la empresa

Con todo lo anterior, ¿tienes dudas sobre la importancia del secretariado en la dirección de la empresa? Si la respuesta es sí, a continuación, hablaremos de los puntos que influyen en el papel que juega el secretariado en la gestión de una empresa.

Solución administrativa

Para muchos, las empresas se deben encargan únicamente de generar conversiones y cosechar recursos monetarios. Ciertamente es una de las prioridades, pero no es algo que surja de la nada. Debe existir una figura que constantemente se encargue de las tareas administrativas relacionadas a la dirección de la empresa. Como las que hemos mencionado: agendas, correos electrónicos, llamadas y coordinación de los eventos. Sin el secretariado, difícilmente un presidente o gerente podrá coordinar, gestionar y monitorear actividades personalmente.

Gestión empresarial

Este es un punto que se complementa con el anterior. Y es que, cuando las empresas tienden a crecer exponencialmente, hay muchas tareas que deben concretarse. Una sola persona, como el jefe, presidente o gerente, con sus limitaciones humanas, no puede establecer una comunicación con todos los trabajadores, proveedores, accionistas y clientes. Por tal motivo requiere un secretariado de dirección para gestionar funciones que, por motivos ajenos, demandan dedicación. Sea controlar la agenda de tareas, o realizar informes resumiendo el rendimiento de la empresa –tanto financiero, económico y operacional–.

Mano derecha

El secretariado de dirección es considerado como la mano derecha de los presidentes, gerentes y jefes. Incluso, en ocasiones, va un paso más allá, gestionando las actividades administrativas de los miembros de una oficina completa, para evitar retrasos y alcanzar resultados en el menor tiempo de resolución posible. El secretariado tiene que preocuparse por la marcha de la empresa y responder con soluciones que suelen escaparse a los demás trabajadores.

Dan soluciones

Con la cantidad de información que maneja el secretariado, es normal que se encuentre capacitado para dar soluciones. Especialmente cuando la empresa atraviesa un momento complicado. Por ejemplo, puede advertir cuando los resultados no son los esperados, expresar preocupación por los clientes y trabajadores, o coordinar los eventos para encaminar la dirección a la satisfacción empresarial.

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Conclusión sobre el secretariado de dirección

Las funciones del secretariado de dirección son vitales para una empresa. Dependiendo de su instinto, y capacidad de resolución de las actividades administrativas en una organización, esta puede cambiar de dirección hacia resultados positivos. Evidentemente no se encargará de vender o hacer la contabilidad, pero sí puede detectar y diagnosticar la entidad para evitar inconvenientes futuros. Por eso es fundamental contar con un secretario o secretaria capacitada, con mucha personalidad y conocimientos en la gestión administrativa.