Software de gestión documental para empresas

La digitalización de la documentación en las organizaciones reduce costes, mejora la seguridad y la confidencialidad, al tiempo que automatiza procesos y optimiza el espacio físico.

 

El siglo XXI es el siglo de la digitalización. Las nuevas tecnologías están permitiendo a las organizaciones implementar una serie de soluciones innovadoras que les ayudan a mejorar en eficiencia y aumentar su productividad. Con menos recursos son capaces de hacer más cosas. Y hacerlo mejor. Estas tecnologías, además, tienen la ventaja de que se pueden introducir en cualquier departamento.

En la actualidad, una de las áreas de las empresas que más están adoptando la tecnología es la de Recursos Humanos. Este departamento responsable de la gestión de personas y de los equipos de trabajo está viendo cómo cada vez hay más herramientas tecnológicas que propician una gestión más eficiente de los documentos y de los datos de los empleados. Estas nuevas tecnologías están transformando la gestión en Recursos Humanos.

En concreto, el uso de un gestor documental cada vez es más popular y común en las organizaciones. Independientemente de su tamaño o sector de actividad, las organizaciones están conociendo cómo la gestión en la nube y digital de los documentos de la empresa genera una serie de ventajas competitivas a las que pocas compañías renuncian cuando las conocen.

 

Ventajas del uso de un gestor documental

En el ámbito de los Recursos Humanos, la implementación de un software de gestión empresarial tiene como principal impacto el ahorro de tiempo y la posibilidad de trabajar sin archivos físicos. O, al menos, reducirlos al máximo. Ingentes cantidades de papel, informes, nóminas, vida laboral, vacaciones… Gracias al uso de un gestor documental toda esa información se digitaliza y se comparte en un espacio en la nube de una forma segura y accesible.

La seguridad y confidencialidad es otro de los factores más relevantes a la hora de implementar un gestor documental dentro de la compañía, ya que estos programas permiten establecer permisos y controlar el acceso a los documentos de manera más rigurosa.

Esta digitalización y almacenamiento en la nube implica otro beneficio: una gestión más eficiente de los expedientes. Los responsables de Recursos Humanos pueden acceder a información concreta de una manera muy sencilla desde el propio ordenador, sin tener que desplazarse a estanterías y buscar entre cientos de archivadores y documentos de papel. La productividad y la eficiencia de los Recursos Humanos se dispara con unas herramientas que impulsan el acceso rápido y seguro a información clave de los empleados.

Al centralizar toda la información y documentación, los responsables tienen en un único espacio todo organizado, lo que facilita la búsqueda, recuperación y compartición de los archivos. Esta automatización de procesos también ayuda, entre otras cosas, a la generación de nuevos contratos, la gestión de permisos de trabajo y, en definitiva, a la agilización de los trámites administrativos. Y todo reduciendo el margen de error de los humanos.

No nos podemos olvidar, además, del ahorro económico que implica trabajar con archivos digitales. Menos papel implica menos impresiones y, por tanto, no tener la necesidad de dedicar espacio físico para el almacenamiento. Además, la posibilidad de crear copias de seguridad también es otro factor determinante a la hora de optar por un gestor documental en la empresa.

Ejemplo de cómo funciona un gestor documental

A la hora de gestionar las nóminas, por ejemplo, una empresa sin este tipo de soluciones debía recopilar y organizar manualmente los datos de cada empleado, calcular las remuneraciones, generar los recibos de nómina y distribuirlos físicamente o enviarlos por correo electrónico. Con un software de gestión documental este proceso se automatiza, ya que es la propia herramienta la que calcula automáticamente las remuneraciones según unas reglas establecidas, teniendo en cuenta factores como horas trabajadas, bonificaciones, deducciones y beneficios.

Tras generar todas las nóminas de la plantilla en formato digital se almacenan en una plataforma en la nube, lo que posibilita que los empleados puedan acceder de forma electrónica a través de un portal seguro o con una aplicación móvil, evitando la necesidad de imprimir y distribuir copias físicas. Incluso el programa podría  realizar un seguimiento de los cambios y actualizaciones en los datos de los empleados, como cambios de salarios, nuevas deducciones o actualizaciones de beneficios.

 

La tecnología ya forma parte de las empresas y de su día a día. Aumentar la competitividad y la productividad depende de su correcta aplicación. Y, en el caso de los Recursos Humanos y la gestión documental, este tipo de soluciones ayudan a reducir costes, mejorar la seguridad y la confidencialidad, automatizar procesos y optimizar espacios físicos.